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Automatização, uma aliada nos processos contábeis

Automatização, uma aliada nos processos contábeis

Quais impactos a era tecnológica causa no mundo do empreendedor contábil? A automatização contábil é uma tendência no mercado e um grande diferencial!

automatização contábil facilita o trabalho de contadores que, ao invés de passar diversas ​​horas inserindo dados em uma planilha do Excel, podem fazer serviços estratégicos de consultoria e análise de dados nos escritórios.

Graças à automação de processos contábeis é possível ter o controle personalizado de todas as operações da empresa, desde atendimento ao cliente até às obrigações de Escrituração Fiscal.

Mas, quais são os reais benefícios para gestores e clientes, além dos citados por pessoas leigas?

Quais as vantagens de implantar essa solução em seu escritório?

Aumentar a produtividade
O primeiro ponto é o ganho de tempo, pois as tarefas podem ser automatizadas, dispensando os processos manuais. Então é uma forma de reduzir erros e retrabalho.
Assim, com as ferramentas digitais, você:
  • pode analisar os dados de forma rápida;
  • acessa informações com facilidade para gerar e enviar declarações;
  • reúne rapidamente os dados para o Imposto de Renda;
  • faz a gestão de contratos com agilidade;
  • tem mais eficiência nas operações.
Com isso, o escritório eleva a produtividade e pode atender mais empresas. Além disso, sua equipe pode se dedicar para oferecer um atendimento mais personalizado aos clientes e também trabalhar de maneira remota.
Organizar a gestão de documentos

Outro benefício tem relação com a gestão da informação. Os dados ficam mais fáceis de acessar em plataformas e softwares do setor. Ademais, você pode compartilhar rapidamente essas informações com os seus clientes.

A tecnologia também traz mais segurança. Isso porque os arquivos são criptografados e só podem ser acessados por pessoas autorizadas, mediante login e senha.

O armazenamento desses arquivos fica na nuvem, eliminando o uso de papel e de grandes espaços para guardar esses documentos. Assim, é possível evitar perdas ou danos da documentação dos clientes, pois tudo está em formato digital.
Agregar valor aos serviços contábeis

Com a automação contábil, seu escritório pode ainda agregar valor nos serviços contábeis. Tendo as atividades otimizadas, é possível dar uma atenção diferenciada ao cliente — atuando com a contabilidade consultiva.

Assim, além de realizar as tarefas relativas às obrigações fiscais e financeiras, o contador pode auxiliar o crescimento das empresas. Ele direciona seu conhecimento para fazer um diagnóstico da realidade da organização e para identificar os problemas de gestão.
Desse modo, propõe soluções para o gestor e pode subsidiar a tomada de decisão e o planejamento estratégico do negócio. Nesse cenário, os conhecimentos diferenciados da contabilidade podem impulsionar as empresas clientes.

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Benefícios aos clientes
A intenção em contratar um escritório de contabilidade é apurar os resultados financeiros e fiscais da empresa e, simultaneamente, gerenciar o patrimônio da melhor maneira possível.
Mas, como a automatização contábil pode auxiliar nesse processo?
Veja a seguir:
Parametrização das informações
Qual é o principal obstáculo enfrentado para analisar o desempenho do negócio, seja do escritório ou dos clientes?
Definir KPIs relevantes para o sucesso do negócio.

Nesse caso, o ERP pode ajudar os clientes a solucionarem esse impasse.

ERP – Enterprise Resource Planning ou sistema de gerenciamento integrado é um software que consegue levantar diversos dados sobre o negócio. Assim, o gestor pode tomar melhores decisões e parametrizar as métricas da empresa a partir da centralização de informações.

Com uma plataforma de gerenciamento online, é possível organizar todos os processos da empresa, assim como integrar informações contábeis e fiscais com o sistema do seu escritório.
Dessa maneira, cliente e escritório trabalharão em parceria e não mais em uma relação somente de prestação de serviços.
Diminuição de retrabalho
Há alguns fatores que influenciam o retrabalho na rotina contábil de um escritório. Primeiramente, a má organização da documentação.
Em seguida, comunicação interna deficiente, dificuldades na comunicação com o cliente e má gestão do tempo.
Como pode verificar, todos esses problemas enfrentam o mesmo desafio: falta de integração de informações ou integração ineficiente.
Apesar do retrabalho ser executado pelo seu escritório, é o cliente que sofre as consequências, já que as informações financeiras e fiscais auxiliam, no final, a empresa do cliente e não o seu escritório.
Para que não haja retrabalho é fundamental trabalhar com um sistema contábil automatizado, de preferência um software que integre o contador, empresa e colaborador em uma só plataforma.
Sabe todo aquele tempo gasto com clientes que não respondem o briefing ou não mandam todos os documentos fiscais?
Será totalmente economizado com vocês trabalhando em equipe e sem haver trabalho desassociado.
Maior produtividade
Não existe muito segredo para aumentar a produtividade de um negócio.
São 3 pilares que, inicialmente, pode realmente mudar a eficiência de uma empresa: gerenciamento de tempo, automatização de tarefas e colaboração online.
automatização de processos contábeis permite executar todos esses suportes, visto que eles podem ser seguidos caso haja um sistema contábil em funcionamento no negócio.

Dentre as soluções automatizadas, uma que pode auxiliar diretamente no dia a dia da empresa do cliente é a automatização da emissão de nota fiscal.

Mais que emitir NFe automaticamente, esse processo de trabalho permite digitar os dados necessários das notas sem que o funcionário da empresa precise se debruçar em tal tarefa.

Essa estratégia se encaixa mais em empresas varejistas, marketplaces ou e-commerces que precisem um alto número de NFe, nem sempre do mesmo cliente e com muita frequência.

Quais os diferenciais de implementar uma plataforma para contadores?

Se você quer ter os benefícios da automação contábil em seu escritório, a melhor maneira é por meio de uma plataforma para contadores. Essa é uma ferramenta online, fácil de acessar e utilizar e que tem como objetivo otimizar o funcionamento da sua contabilidade.

Ela tem como diferencial trazer funcionalidades específicas para a área contábil a partir da automação. Dessa forma, você agiliza seu fluxo de trabalho, além de organizar suas atividades e os documentos dos clientes atendidos.

Logo, é possível se planejar, considerando as prioridades, e não perder os prazos com as obrigações. Com a plataforma, você otimiza diferentes processos, como:
  • controle financeiro;
  • cadastro dos clientes;
  • envio de notas fiscais eletrônicas;
  • compartilhamento de documentos e informações com os clientes.
Entenda a seguir os principais diferenciais da plataforma para contadores:
Centralização das informações

Ter os dados registrados em papéis ou planilhas de diferentes sistemas não é indicado para nenhum negócio, especialmente em um escritório de contabilidade. Ao utilizar a plataforma, as informações ficam centralizadas em um mesmo local.

Assim, podem ser acessadas de qualquer dispositivo e permitem que o trabalho da equipe fique integrado. Você elimina o retrabalho e ainda aumenta a sua produtividade.
Segurança dos dados
Os clientes precisam ter confiança nos serviços do seu escritório. Então, além da qualidade técnica da sua equipe para as atividades, é necessário garantir o sigilo das informações. Com a plataforma, os dados são criptografados e ficam na nuvem — seguros e de fácil acesso.
Atendimento de qualidade ao cliente
Com a automação o seu cliente sentirá a diferença no atendimento. Suas atividades ficarão mais rápidas e o compartilhamento de dados será simplificado. Assim, a ferramenta aumentará a qualidade do trabalho, fidelizando o público atendido.
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